Để khách hàng yên tâm gửi gắm những món hàng của mình, thường các đơn vị vận chuyển sẽ luôn làm biên bản giao nhận hàng hóa cùng hóa đơn chứng từ và một số giấy tờ kèm theo khác. Vậy bạn đã biết thế nào là biên bản giao nhận hàng hóa chưa? Hãy tìm hiểu ngay để ứng dụng vào những lúc bản thân cần gửi hay nhận hàng nhé.

Định nghĩa biên bản giao nhận hàng hóa
Hoạt động mua bán, giao nhận được xảy ra dựa trên sự đồng thuận từ hai phía. Tuy nhiên để chứng thực các dịch vụ đã diễn ra, chúng ta cần biên bản giao nhận hàng hóa. Về cơ bản, biên bản bàn giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xảy ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Mẫu biên bản giao nhận phổ biến hiện nay

Để tránh những rủi ro xảy ra nếu hai bên không đạt được sự thống nhất, biên bản giao nhận được soạn thảo với đủ chữ ký của người giao và người nhận. Đối với dịch vụ vận tải, biên bản giao nhận sẽ được lập khi vừa ký kết hợp đồng xong. Khách hàng sẽ giao hàng cần gửi cho đơn vị vận chuyển. Nhà vận tải sẽ cùng ký biên bản với người nhận sau khi đã giao hàng thành công. Biên bản giao nhận thể hiện rằng hoạt động vận chuyển đã kết thúc tốt đẹp, người cần nhận hàng đã nhận đủ, đúng, nguyên vẹn món hàng. Bên vận chuyển đã hoàn thành điều kiện dịch vụ trong hợp đồng với khách hàng.

Những nội dung cần có trong biên bản giao nhận hàng hóa
Nhằm tránh rủi ro và thất thoát về tiền bạc, biên bản giao nhận hàng hóa cần có đầy đủ những nội dung cần thiết. Về cơ bản sẽ có các mục sau:

Tên đơn vị vận chuyển
Ngày tháng năm
Bên gửi hàng: Tên, địa chỉ, điện thoại…
Bên nhận hàng: Tên, địa chỉ, điện thoại…
Bên giao hàng: Tên công ty, MST, địa chỉ, điện thoại, người đại diện – chức vụ
Nội dung hàng hóa bàn giao, số lượng, đơn giá….
Ký tên xác nhận….
Ví dụ về một mẫu biên bản giao nhận hàng hóa được sử dụng nhiều hiện nay:

 CÔNG TY VẬN TẢI MINH PHƯUỚC
(Bên vận chuyển)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: ……../20…/BBGN                 ……, ngày….tháng…..năm ……
BIÊN BẢN GIAO NHẬN

Căn cứ Hợp đồng vận chuyển số:…./20…/HĐMB giữa Công ty…. Và khách hàng….được hai bên ký kết ngày…tháng…năm……
Hôm nay, ngày ……tháng ….năm……Tại…………………………………………, Chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên vận chuyển hàng):…………………………………………………………………

–          Mã số thuế:………………………………………………………………………………

–          Địa chỉ:……………………………………………………………………………………..

–          Điện thoại :………………………                      Fax: ……………………………..

–          Đại diện Ông/bà: ……………………………….. Chức vụ: ……………………………

Thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa qua sự ủy quyền của khách hàng:……….

BÊN B (Bên nhận hàng):……………………………………………………………………

–    Mã số thuế: ………………………………………………………………………………

–          Địa chỉ:………………………………………………………………………………………..

–          Điện thoại :………………………                      Fax: ……………………………..

–          Đại diện Ông/bà: ……………………………….. Chức vụ: ……………………………

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

STT    Tên hàng    Quy cách/ chủng loại    ĐVT    Số lượng    Ghi chú
                          
                          
                          
Bên A xác nhận bên A đã giao đủ, đúng và Bên B xác nhận Bên B đã nhận đủ, đúng chủng loại và số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau, làm cơ sở quyết toán hợp đồng

ĐẠI DIỆN BÊN A                                                                ĐẠI DIỆN BÊN B

(Bên nhận hàng)                                                                (Bên giao hàng)

Tại Vận tải Minh Phước, chúng tôi luôn đảm bảo đầy đủ biên bản giao nhận khi tiến hàng bất kỳ hoạt động vận chuyển nào. Cùng với đó, Minh Phước sẽ dùng nhiều mẫu biên bản giao nhận khác nhau cho phù hợp với mỗi đối tượng khách hàng. Sự chặt chẽ trong dịch vụ của chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn yên tâm khi gửi hàng.

Vận tải Minh Phước sẽ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ vận chuyển
Vận tải Minh Phước sẽ chuẩn bị đầy đủ giấy tờ vận chuyển

Lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng hóa
Cung cấp đầy đủ thông tin của các bên: Các thông tin cơ bản như họ tên, CMND hay mã số thuế, địa chỉ đều phải có đủ trong biên bản. Các thông tin phải mới và có hiệu lực chứng thực danh tính.
Hợp đồng vận chuyển và cả biên bản giao nhận cần được soạn song song với nhau để khách gửi hàng có thể kiểm tra trước và báo cho khách nhận hàng.
Chữ ký “tươi”: Nếu được hãy thực hiện biên bản với chữ ký hoặc con dấu ngay lúc giao nhận với chính xác bên giao hàng chứ không phải người ủy quyền. Việc này sẽ tạo độ chắc chắn cho biên bản.
Biên bản giao nhận cần được sao lưu thành nhiều bản. Mỗi bên tham gia hợp đồng đều nên giữ 1 bản để có cơ sở pháp lý khi không may xảy ra tranh chấp.
Tùy thuộc vào tình hình vận chuyển, dịch vụ mà khách hàng sử dụng cũng như các đối tượng khách hàng khác nhau thì biên bản giao nhận cũng sẽ được biến tấu đi đôi chút.
Các mẫu biên bản phải được bảo quản cẩn thận và đúng với quy định pháp luật.